Conform Studiului UNTRR – Piața Transporturilor Rutiere din România 2018-2030, în perioada 2018 – 2023, o colaborare care integrează aspecte clare și cuprinzătoare și aplică bune practici poate ajuta la o relație de afaceri fără probleme, benefică tuturor părților implicate, prevenind disputele și construind un parteneriat solid și reciproc avantajos între transportatori și clienți din industria transportului rutier de mărfuri.
Prețuri, tarife și termeni de plată
Este important ca ambele părți să fie de acord cu modul clar în care se stabilește prețul de transport și alte tarife pentru serviciile de transport și modalitățile de plată și să fie respectate în mod corespunzător pe parcursul executării contractului
Termeni de Preț
Sistem intern de monitorizare a costurilor
Valorile relevante ale costurilor înregistrate săptămânal, lunar, trimestrial stau la baza mecanismelor de negociere și ajustare a tarifelor cu clienții. Mecanismele de ajustare a tarifelor în raport cu costurile sunt foarte importante. Abordarea este diferită la contractele pe termen lung față de cursele spot.
Structura de preț
Prețurile pentru serviciile de transport ar fi bine să fie stabilite pe baza următoarelor coordonate:
» Tarif per kilometri parcurși
» Tarif per kilogram sau per tonă de marfă transportată
» Tarif în funcție de gradul de încărcare pe tur-retur
» Alte coordonate relevante, cum ar fi tarif per palet, tarif per volum sau orice altă unitate de măsură utilizată și specifică contractului
» Garantarea unui număr de kilometri aferent perioadei de transport și măsuri de compensare, în cazul unor contracte pe termen mediu și lung
„Clauza Diesel”
- Costurile de transport se pot modifica foarte mult pe durata unui contract sau a unei convenții de transport. În ultimii ani prețul carburantului a fluctuat semnificativ și afectează profitabilitatea și calitatea serviciului de transport. Este recomandabil ca în calculul tarifelor de transport și al modificărilor acestora să se includă o clauză specială numită „Clauza Diesel”. Această clauză suplimentară trebuie să conțină condiții generale cum că Prețul de Bază Diesel este prețul mediu al combustibilului din luna “X”
- Modificarea prețului va ține cont de faptul că ponderea costului combustibilului din tarifele de transport stabilite este de “x“% (ex: 30% în transport internațional, 40% în transport național)
- Este important să se menționeze sursa de referință a prețului de bază diesel acceptată de ambele părți (ex: http://ec.europa.eu/energy/observatory/oil/bulletin_en.html) iar dacă fluctuația prețului combustibilului este mare, atunci se vor calcula noile tarife și se vor comunica eficient și în timp util între părți. Fluctuația se stabilește de comun acord, dar este recomandabil să fie în intervalul de-2%/+5%
- Este important și la ce clauză de carburant se raportează transportatorul, în funcție de țările tranzitate și țara în care se află clientul
- Se recomandă ca facturarea cu clauza diesel să se facă lunar sau împreună cu alte facturi de bază
Tarife suplimentare
- Specificați orice tarife suplimentare care se pot aplica în anumite condiții sau circumstanțe specifice, cum ar fi tarifele pentru transportul mărfurilor periculoase sau tarifele pentru transportul în condiții de vreme nefavorabilă
- La contractele pe termen mai lung, specificați că tarifele se vor adapta în funcție de modificările ulterioare ale legislației specifice, pentru a se evita ca transportatorul să preia aceste riscuri asupra sa
- Tarif referitor la cazarea șoferului pentru repausul săptămânal normal de 45 ore, în concordanță cu prevederile Pachetului Mobilitate 1, în cazul în care clientul are mai multe operațiuni de transport și șoferul trebuie să stea în afara țării pentru efectuarea repausului săptămânal normal, care este interzis în cabină
- plata remunerației minime a șoferului pentru operațiunile de transport rutier internațional care intră sub incidența regulilor detașării, conform Pachetului Mobilitate 1
- costurile legate de obligația organizării întoarcerii acasă a șoferilor, conform Pachetului Mobilitate 1
De asemenea, separat de tariful de transport, clientul ar trebui să suporte costurile legate de:
» taxe de drum
» taxe de tunel/ pod
» feribotul, când este cazul (ex: UE-UK, Turcia – Italia, UE-țările nordice)
» taxe de acces în oraș sau alte zone cu taxe
» parcări și costuri suplimentare pentru staționarea șoferilor atunci când aceștia trebuie să staționeze suplimentar din vina clientului (ex: depozitul este aglomerat, închis etc)
» amenzile pentru depășire de greutate și dimensiuni atunci când clientul nu a informat corect transportatorul
Termeni de plată
{ Frecvența facturării
§ Menționați frecvența facturării pentru serviciile de transport (ex: lunar, la sfârșitul fiecărei luni calendaristice etc).
§ Alte aranjamente privind frecvența facturării vor fi convenite de ambele părți și specificate în scris.
{ Metode de plată
§ Metodele de plată acceptate vor include transfer bancar sau alte metode de plată convenite de comun acord între părți, cu respectarea reglementărilor Codului Fiscal în privința plăților cash
§ Detaliați informațiile de cont sau de plată necesare pentru a efectua plățile.
{ Termene de plată
§ Termenul de plată standard este de 30 de zile calendaristice de la data emiterii facturii, dar se poate conveni ca acest termen de plată să fie altul, de exemplu 7 sau 14 zile calendaristice așa cum se întâmplă în alte țări dezvoltate
§ Specificați orice penalități sau dobânzi care se aplică în cazul plăților întârziate, de exemplu “o penalizare de x% va fi aplicată pentru orice plată întârziată cu mai mult de 15 zile calendaristice.”
{ Facturile și documentația conexă
§ Furnizați detaliile necesare pentru facturi (ex: număr factură, data emiterii)
§ Specificați orice documente de suport sau documentație necesară pentru a valida facturile (cum ar fi documentele de transport sau avizele de însoțire)
§ O copie a CMR trebuie să rămână și la client și să se păstreze cu actele contabile, mai ales când este vorba despre recuperare TVA. De asemenea, la transporturi internaționale non-UE trebuie să păstreze și o copie carnet TIR sau declarațiile vamale
{ Contestații și reclamații
§ Stabiliți un proces clar pentru contestarea facturilor sau pentru soluționarea oricăror neconcordanțe sau dispute legate de facturare
Pentru mai multe informații, consultați Studiul UNTRR – Piața Transporturilor Rutiere din România 2018-2030 disponibil gratuit aici: www.piata-transporturilor.ro
