În cadrul pregătirilor pentru introducerea TollRo, UNTRR a testat aplicația împreună cu transportatorii, urmărind modul în care aceasta poate fi utilizată în activitatea zilnică a firmelor de transport. Testele au vizat emiterea tichetelor de rută, înregistrarea deplasărilor prin GPS, configurarea vehiculelor și gestionarea mai multor camioane din aceeași flotă.
Testarea a evidențiat numeroase dificultăți de utilizare și situații pentru care sunt necesare clarificări din partea CNAIR. Printre problemele observate se numără imposibilitatea pornirii simultane a mai multor sesiuni GPS de pe același profil, reintroducerea datelor ansamblului la fiecare tichet și diferențe între sumele calculate pentru aceeași rută prin tichet și prin monitorizare GPS. Pentru flotele mari, timpul necesar emiterii individuale a tichetelor ridică, de asemenea, dificultăți importante: în simularea efectuată, aproximativ cinci minute pentru un tichet înseamnă circa 25 de ore de lucru pentru emiterea a 300 de tichete.
Pe lângă aceste constatări, transportatorii au semnalat situații obișnuite care trebuie să aibă o procedură clară: schimbarea destinației după plecare, înlocuirea remorcii, devierea traseului, pierderea semnalului GPS sau indisponibilitatea platformei. Sunt necesare soluții și pentru vehiculele care intervin noaptea ori efectuează deplasări neplanificate, fără un traseu cunoscut în avans.
UNTRR a centralizat mai jos problemele observate în testare și întrebările formulate de transportatori, pentru a evidenția aspectele care necesită remediere sau explicații oficiale. Obiectivul este ca operatorii să poată calcula și achita corect TollRo în condițiile reale de lucru, fără să suporte costuri suplimentare sau sancțiuni generate de disfuncționalitățile sistemului:
1. Sesiunile GPS simultane pentru vehiculele aceleiași firme sunt blocate în testare
Testele efectuate de UNTRR împreună cu transportatorii au arătat că, de pe același profil, nu pot fi pornite simultan sesiuni de monitorizare GPS pentru mai multe vehicule. Dacă un camion are deja o sesiune activă, încercarea de a porni monitorizarea pentru un al doilea este blocată prin mesajul „Aveți deja o sesiune activă”.
Această limitare ridică dificultăți pentru operatorii care au mai multe camioane în circulație în același timp. Pentru flotele de 50, 100 sau 300 de vehicule, utilizarea monitorizării GPS dintr-un singur profil ar deveni imposibilă în aceste condiții.
Este necesară clarificarea modului în care fiecare vehicul poate avea o sesiune GPS distinctă, activă simultan cu celelalte, în cadrul contului aceleiași companii.
2. Emiterea tichetelor pentru 300 de camioane ar necesita circa 25 de ore de lucru
Discuțiile cu un operator care administrează aproximativ 300 de camioane au evidențiat dificultățile utilizării tichetului de rută pentru flotele mari. În simularea efectuată, emiterea unui singur tichet a durat aproximativ cinci minute. La acest ritm, pregătirea a 300 de tichete ar necesita circa 25 de ore de lucru, presupunând că fiecare camion efectuează o singură cursă și că toate traseele sunt cunoscute în avans.
În practică, vehiculele pleacă în funcție de comenzile primite pe parcursul zilei, ceea ce limitează posibilitatea pregătirii anticipate a tichetelor. Dacă un camion efectuează mai multe curse, volumul operațiunilor administrative crește suplimentar.
Nici monitorizarea GPS prin telefonul șoferului nu oferă o soluție ușor de gestionat în toate cazurile. Operatorul a semnalat că unii conducători auto nu dispun de smartphone sau întâmpină dificultăți în utilizarea aplicațiilor. Există și riscul ca sesiunea să rămână activă după încheierea cursei, dacă șoferul uită să o oprească.
Este necesară o soluție adaptată flotelor mari, care să permită gestionarea eficientă a curselor și a plăților, inclusiv atunci când comenzile și traseele sunt stabilite pe parcursul zilei.
3. Tichetul de rută nu poate fi configurat pentru începerea imediată a deplasării
În testare, aplicația nu a permis selectarea momentului curent ca dată și oră de început a valabilității tichetului. De exemplu, la emiterea unui tichet la ora 11:10 pentru un camion care trebuie să plece imediat, sistemul afișează mesajul „Data și ora de început a valabilității tichetului trebuie să fie ulterioare datei și orei curente”.
Utilizatorul trebuie astfel să selecteze manual o oră ulterioară, cu câteva minute. Această condiție complică emiterea tichetelor pentru plecările neplanificate și intervențiile care necesită deplasarea imediată a vehiculului.
Este necesară posibilitatea activării tichetului din momentul emiterii și confirmării plății, astfel încât vehiculul să poată începe deplasarea fără un interval suplimentar de așteptare.
4. Datele ansamblului trebuie reintroduse la fiecare tichet de rută
În testare, emiterea fiecărui tichet de rută a necesitat completarea manuală a lățimii, lungimii, înălțimii și greutății ansamblului. Aceste date nu au rămas salvate pentru reutilizare, chiar dacă același vehicul sau ansamblu fusese folosit la emiterea unui tichet anterior.
Repetarea acestor operațiuni prelungește procesul de emitere și crește riscul erorilor de introducere. Pentru operatorii cu flote mari, completarea datelor la fiecare cursă se adaugă selectării vehiculului, asocierii remorcii și configurării traseului, sporind timpul de lucru al dispeceratului.
Salvarea configurației ansamblului și preluarea datelor la următoarea emitere, cu posibilitatea verificării și actualizării lor, ar simplifica procesul și ar reduce riscul de eroare.
5. Calculul masei ansamblului necesită clarificări
În testare, la asocierea unei remorci sau semiremorci cu un cap tractor, aplicația a însumat automat masele totale maxime autorizate ale celor două vehicule. Pentru ansamblul testat, valoarea afișată a fost de 57.600 kg.
Este necesară clarificarea modului în care sistemul determină MTMA a ansamblului și dacă valoarea rezultată prin însumare este utilizată pentru încadrarea vehiculului și calcularea TollRo.
6. Schimbarea destinației după plecare ridică întrebări privind tichetul deja plătit
Redirecționarea unui camion în timpul cursei este o situație obișnuită în transport. De exemplu, un vehicul plecat pe ruta București–Ploiești poate primi, după 20 km, o comandă de deplasare către Târgoviște.
Într-un asemenea caz, trebuie clarificat dacă tichetul activ poate fi modificat sau dacă este necesară emiterea unuia nou. Transportatorii au nevoie și de explicații privind suma deja achitată, kilometrii parcurși și punctul de la care trebuie să înceapă noul traseu declarat.
7. Schimbarea remorcii în timpul cursei trebuie să aibă o procedură clară
Un cap tractor poate utiliza mai multe remorci sau semiremorci în aceeași zi. Transportatorii solicită clarificări privind actualizarea ansamblului în sistem: poate fi schimbată remorca pe un tichet deja emis sau trebuie cumpărat un tichet nou?
Pentru monitorizarea GPS, trebuie precizat dacă sesiunea se oprește înainte de schimbarea remorcii și se reia ulterior, precum și modul în care sunt actualizate caracteristicile ansamblului și, după caz, tariful.
8. Corectarea datelor introduse greșit trebuie explicată
La emiterea unui tichet pot apărea erori privind numărul de înmatriculare, masa, clasa EURO, remorca, dimensiunile sau traseul. Transportatorii au nevoie de o procedură care să precizeze ce informații pot fi corectate după emitere și în ce condiții.
Este important să fie explicată și situația în care eroarea este observată după începerea valabilității tichetului, inclusiv dacă acesta trebuie anulat și înlocuit și ce se întâmplă cu plata deja efectuată.
9. Flotele mari au nevoie de administrare centralizată
Transportatorii au semnalat că utilizarea sistemului este dificil de organizat pentru flote de zeci sau sute de vehicule atunci când operațiunile depind în mare măsură de telefonul fiecărui șofer.
Este necesară clarificarea funcțiilor disponibile într-un cont de companie pentru gestionarea centralizată a vehiculelor, sesiunilor GPS, tichetelor, soldului, plăților, alertelor și istoricului. Dispeceratul trebuie să poată urmări situația întregii flote și să identifice rapid eventualele probleme.
10. Vehiculele cu trasee neplanificate au nevoie de o soluție aplicabilă
Vidanjele, vehiculele VOMA, basculantele și alte vehicule operative pot pleca la intervenții fără ca destinația finală sau întregul traseu să fie cunoscute în avans. Ruta se poate modifica în funcție de solicitările primite și de condițiile din teren.
Pentru aceste activități, trebuie explicat concret cum poate fi utilizat tichetul de rută și ce alternativă există atunci când declararea anticipată a traseului nu este posibilă.
11. Plata trebuie să poată fi gestionată și pentru activitatea de noapte sau din weekend
Operatorii cu activitate permanentă pot avea plecări la ora 02:00, în weekend sau de sărbători, când personalul administrativ nu este prezent. Dacă emiterea tichetelor este realizată de dispecerat, aceste situații necesită o soluție adaptată programului real de lucru.
Transportatorii solicită o procedură care să permită efectuarea deplasărilor și îndeplinirea obligațiilor de plată fără prezența permanentă a unui angajat dedicat emiterii tichetelor.
12. Indisponibilitatea TollRo necesită o procedură oficială
Dacă aplicația sau serverele nu funcționează, iar camionul trebuie să plece, operatorul are nevoie de instrucțiuni clare privind pașii de urmat.
Trebuie precizat cum se înregistrează și se dovedește încercarea de plată, cum se achită taxa după restabilirea sistemului și cum sunt tratate deplasările efectuate în perioada de indisponibilitate, astfel încât transportatorul să nu suporte consecințele unei defecțiuni tehnice independente de voința sa.
13. Plata și facturarea pentru întreaga flotă necesită clarificări
Pentru operatorii cu flote mari, este important să se precizeze dacă vehiculele pot utiliza un sold comun al companiei și dacă plățile pot fi reunite într-o factură centralizată.
Generarea unor operațiuni și documente separate pentru fiecare tichet sau deplasare poate crește semnificativ volumul de lucru. Transportatorii au nevoie să cunoască opțiunile de centralizare și informațiile disponibile pentru verificarea costurilor pe vehicul și cursă.
14. Accesul în cont trebuie adaptat responsabilităților angajaților
Într-o companie, administratorul flotei, dispecerii, contabilitatea și șoferii au atribuții diferite. Este necesară clarificarea posibilității de a crea mai mulți utilizatori și de a le acorda drepturi distincte în cadrul aceluiași cont.
De exemplu, un dispecer ar putea emite tichete fără să poată alimenta portofelul sau modifica datele companiei, contabilitatea ar avea acces la facturi, iar șoferul ar putea porni și opri sesiunea GPS.
15. Exportul istoricului este necesar pentru verificarea costurilor
Transportatorii solicită clarificări privind posibilitatea exportării curselor, kilometrilor taxabili, drumurilor utilizate, sumelor și tichetelor în formate precum Excel sau CSV, cu filtrare pe vehicul și perioadă.
Pentru o flotă care generează sute sau mii de tranzacții lunar, accesul la aceste date este necesar pentru verificarea plăților și corelarea lor cu documentele contabile. În lipsa unui export, aceste operațiuni ar presupune un volum considerabil de verificări manuale.
Întrebări practice care necesită răspunsuri din partea CNAIR
Pe lângă problemele observate, testarea împreună cu transportatorii a ridicat o serie de întrebări privind utilizarea TollRo în activitatea zilnică. Acestea privesc administrarea flotelor, continuitatea monitorizării GPS, modificarea curselor și gestionarea plăților. Clarificarea lor este necesară pentru ca operatorii și șoferii să cunoască pașii de urmat inclusiv în situațiile care nu pot fi planificate înainte de plecare.
Administrarea unei flote dintr-un singur cont
- Poate o companie să gestioneze toate vehiculele și remorcile dintr-un singur cont? Există o limită privind numărul acestora?
- Pot lucra simultan mai mulți dispeceri, cu drepturi de acces diferite pentru administratori, contabilitate și șoferi?
- Sunt înregistrate operațiunile fiecărui utilizator, astfel încât firma să poată identifica cine a emis un tichet, a modificat datele sau a pornit și oprit o sesiune?
- Vehiculele și remorcile pot fi importate în masă din Excel/CSV sau sincronizate cu sistemele proprii de management al flotei?
- Cum se corectează datele incorecte sau neactualizate preluate din RAR și cum sunt verificate informațiile vehiculelor înmatriculate în străinătate?
Funcționarea sesiunilor GPS și avertizarea utilizatorilor
- Câte sesiuni pot fi active simultan în cadrul aceleiași companii și cum sunt asociate conturile cu șoferii și vehiculele, inclusiv în cazul lucrului în schimburi?
- Poate dispeceratul să urmărească toate sesiunile active și să le pornească sau să le oprească de la distanță?
- Ce se întâmplă în timpul unei pauze de 45 de minute sau al unei staționări mai lungi la încărcare? Sesiunea se închide automat și trebuie repornită manual?
- Cum funcționează aplicația dacă telefonul pierde semnalul GPS sau conexiunea la internet? Traseul este memorat și transmis ulterior, iar sesiunea se reia automat?
- Șoferul și dispeceratul primesc avertizări pentru întreruperea sesiunii, lipsa localizării sau apropierea epuizării soldului?
- Ce soluție poate utiliza un operator ai cărui șoferi nu dispun de smartphone și cum pot fi recuperate sumele aferente unor kilometri înregistrați suplimentar?
Emiterea și reutilizarea tichetelor de rută
- Pot fi salvate configurațiile ansamblurilor și traseele frecvente, astfel încât datele să nu fie reintroduse la fiecare cursă?
- Există posibilitatea copierii unui tichet anterior, a emiterii recurente sau a emiterii simultane pentru mai multe vehicule?
- Pot fi importate cursele dintr-un fișier sau emise automat prin conectarea sistemelor companiei la platformă?
- Câte tichete pot fi achitate într-o singură tranzacție și se păstrează datele completate dacă plata eșuează?
- Care este intervalul minim dintre emiterea tichetului și începutul valabilității și cum se procedează când vehiculul trebuie să plece imediat?
Modificarea cursei și corectarea erorilor
- Până în ce moment poate fi modificat sau anulat un tichet și cum se restituie suma achitată?
- Dacă destinația se schimbă după plecare, noul tichet începe de la poziția actuală a camionului sau de la originea cursei? Cum sunt tratați kilometrii deja parcurși?
- Ce procedură se aplică la schimbarea remorcii sau când capul tractor circulă temporar fără semiremorcă?
- Cum se corectează numărul de înmatriculare, clasa EURO, masa ori dimensiunile introduse greșit, inclusiv după începutul valabilității?
- Cum se procedează când abaterea de la ruta declarată este impusă de poliție, un accident, lucrări sau condiții meteo? Este necesar un tichet nou și cum se dovedește motivul devierii?
Intervențiile și deplasările repetitive
- Cum se achită TollRo pentru vehiculele operative al căror traseu nu este cunoscut înainte de plecare?
- Pentru vehiculele de deszăpezire și întreținere care nu sunt exceptate de la plată, este necesar un tichet pentru fiecare deplasare sau trecere repetată pe același sector?
- Cum sunt gestionate cursele multiple ale autobasculantelor și schimbările sectorului de intervenție?
- Ce procedură permite plecarea la intervenții noaptea, în weekend sau de sărbători, când personalul administrativ nu este prezent?
Indisponibilitatea platformei
- Care este procedura oficială dacă aplicația sau serverele nu funcționează, iar vehiculul trebuie să plece?
- Cum poate operatorul demonstra că a încercat să plătească? Va exista o evidență publică a perioadelor de indisponibilitate?
- În ce termen și prin ce modalitate se achită deplasarea după revenirea sistemului, inclusiv dacă vehiculul și-a încheiat deja cursa?
Plățile și documentele contabile
- Există un sold comun pentru companie, alimentare prin transfer bancar, alimentare automată sau posibilitatea plății ulterioare?
- Pot fi reunite tichetele și sesiunile într-o factură lunară, cu detalierea costurilor pe vehicul și cursă?
- Pot fi descărcate automat facturile și exportate istoricul, kilometrii taxabili și sumele în Excel/CSV?
Disponibilitatea echipamentelor de bord
- Până la disponibilitatea acestei soluții, ce procedură recomandă CNAIR flotelor de peste 100 de vehicule?
Un scenariu concret pentru care transportatorii solicită o soluție
Un operator cu 71 de vehicule de peste 3,5 tone lucrează permanent. La ora 02:00, 15 vehicule trebuie să plece simultan la intervenții neplanificate. Traseele nu sunt cunoscute în avans și se pot modifica pe parcurs, personalul administrativ nu este prezent, iar o parte dintre șoferi nu dispun de smartphone. În lipsa serviciilor cu echipamente de bord, care este procedura concretă recomandată de CNAIR pentru ca toate aceste vehicule să poată pleca imediat și să își îndeplinească obligațiile TollRo?
Acest scenariu reunește mai multe dintre dificultățile semnalate și arată de ce instrucțiunile de utilizare trebuie să acopere și activitatea operativă, cu plecări neplanificate și program permanent.
